Die Hausverwaltung hört auf: was Ihre WEG jetzt tun muss

Eine Verwaltung kann aus vielen Gründen aufhören. Für die Gemeinschaft ist die Lage danach ähnlich:

• Kündigung: Die Verwaltung kündigt den Verwaltervertrag oder verlängert ihn nicht.
• Amtsniederlegung: Die Verwaltung erklärt, dass sie das Amt nicht weiterführt.
• Ruhestand oder Geschäftsaufgabe: Das Büro schließt, oft ohne Nachfolge.
• Ende der Bestellzeit: Die Bestellung läuft aus, höchstens nach fünf Jahren, bei der ersten Bestellung nach drei (§ 26 Abs. 2 WEG). Ohne neuen Beschluss endet das Amt.

Klären Sie zuerst, ab wann die Verwaltung nicht mehr tätig ist. Das steht in ihrem Schreiben oder ergibt sich aus Vertrag und Bestellungsbeschluss. Je früher Sie das Datum kennen, desto mehr Zeit bleibt für die Suche.

§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG lautet: „Hat die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer keinen Verwalter, wird sie durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten.“

Das heißt: Verträge, Aufträge an Handwerker oder Erklärungen gegenüber der Bank müssen dann alle Eigentümer gemeinsam abgeben. Schon in kleinen Gemeinschaften ist das mühsam, in größeren kaum zu leisten. Laufende Zahlungen, Versicherungen und die Erhaltung des Hauses brauchen aber weiter jemanden, der handelt.

Droht dem gemeinschaftlichen Eigentum unmittelbar ein Schaden, darf jeder Eigentümer ohne Zustimmung der anderen die nötigen Maßnahmen treffen (§ 18 Abs. 3 WEG). Das ist eine Notlösung, kein Ersatz für eine Verwaltung.

Normalerweise lädt die Verwaltung ein. Fehlt sie, gilt § 24 Abs. 3 WEG: Die Versammlung kann auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden.

Die Einladung geht in Textform an alle Eigentümer. Die Frist soll in der Regel mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG). Die Bestellung der neuen Verwaltung muss in der Einladung als Gegenstand genannt sein (§ 23 Abs. 2 WEG).

Solange die alte Verwaltung noch im Amt ist, kann sie selbst noch zu dieser Versammlung einladen. Sprechen Sie das früh an.

Hinweis: Gibt es keinen Beirat und keinen ermächtigten Eigentümer, wird es schwierig. Lassen Sie sich dann rechtlich beraten, bevor Fristen verstreichen.

Die Suche läuft wie bei jedem Wechsel, nur schneller. Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

1. Eckdaten sammelnZahl der Wohnungen und Gewerbeeinheiten, Baujahr, aktuelle Themen am Haus, gewünschter Starttermin.
2. Angebote einholenFragen Sie mehrere Verwaltungen an und stellen Sie allen dieselben Fragen. Eine Liste dafür steht im Ratgeber Hausverwaltung wechseln.
3. Beschluss vorbereitenName der Verwaltung, Beginn und Dauer der Bestellung, Eckpunkte des Vertrags und wer den Vertrag für die Gemeinschaft unterschreibt.
4. Versammlung abhaltenDie Mehrheit der abgegebenen Stimmen entscheidet (§ 25 Abs. 1 WEG).
5. Übergabe organisierenDie bisherige Verwaltung muss die Unterlagen nach dem Ende ihres Amts an die Gemeinschaft herausgeben.

Jeder Eigentümer kann von der Gemeinschaft eine Verwaltung verlangen, die dem Interesse der Gesamtheit entspricht (§ 18 Abs. 2 WEG, ordnungsmäßige Verwaltung).

Unterbleibt ein notwendiger Beschluss, kann das Gericht auf Klage eines Eigentümers den Beschluss fassen (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG, Beschlussersetzungsklage). Das ist der letzte Weg. Lassen Sie sich dafür anwaltlich beraten.

Gerade kleine Gemeinschaften finden nach dem Ende ihrer Verwaltung nicht sofort Ersatz. Manche übernehmen die Verwaltung dann selbst. Was dabei gilt, steht im Ratgeber Kosten einer WEG-Verwaltung.