Hausverwaltung wechseln: der Ablauf Schritt für Schritt

Ein Verwalterwechsel besteht aus zwei Entscheidungen. Die Eigentümer berufen die bisherige Verwaltung ab. Und sie bestellen eine neue Verwaltung. Beides beschließen die Wohnungseigentümer selbst (§ 26 Abs. 1 WEG).

Daneben gibt es den Verwaltervertrag. Er regelt Leistungen und Vergütung. Amt und Vertrag sind zwei Ebenen. Das Amt endet mit der Abberufung. Der Vertrag endet nach seinen eigenen Regeln, spätestens aber sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Mehr dazu im Ratgeber Verwaltervertrag kündigen und Unterlagen übergeben.

Seit der WEG-Reform darf die Gemeinschaft dieses Abberufungsrecht nicht vertraglich einschränken. § 26 Abs. 5 WEG schließt Abweichungen ausdrücklich aus.

Hinweis: Viele Suchergebnisse zum Thema stammen aus Österreich. Dort gilt ein anderes Wohnungseigentumsgesetz mit anderen Fristen. Dieser Ratgeber bezieht sich nur auf das deutsche WEG.

Jeder Schritt bereitet den nächsten vor. Die Reihenfolge ist eine Orientierung, kein gesetzliches Muster.

1. Lage klärenLesen Sie den aktuellen Verwaltervertrag und den letzten Bestellungsbeschluss. Wann endet die Amtszeit? Die Bestellung dauert höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).
2. Mitstreiter findenSprechen Sie mit dem Verwaltungsbeirat und anderen Eigentümern. Für den Beschluss brauchen Sie eine Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
3. Anforderungen festhaltenNotieren Sie, was die Gemeinschaft braucht. Zum Beispiel Zahl der Einheiten, anstehende Maßnahmen am Gebäude und was bisher nicht gut lief.
4. Angebote einholenFragen Sie mehrere Verwaltungen an. Der Beirat kann Angebote vorbereiten und vergleichen.
5. Erstgespräche führenStellen Sie allen Anbietern dieselben Fragen. Eine druckbare Liste finden Sie weiter unten unter Fragen für das Erstgespräch.
6. Versammlung einberufen lassenDie Tagesordnung nennt Abberufung, Neubestellung und den Abschluss des neuen Vertrags. Einladung in Textform, in der Regel mit mindestens drei Wochen Frist (§ 24 Abs. 4 WEG).
7. BeschließenDie Versammlung beschließt mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Legen Sie im Beschluss fest, ab wann die neue Verwaltung zuständig ist.
8. Vertrag schließen und übergebenDer Beiratsvorsitzende oder ein ermächtigter Eigentümer unterschreibt den neuen Vertrag (§ 9b Abs. 2 WEG). Danach übergibt die bisherige Verwaltung Unterlagen und Konten.

Die Tabelle fasst zusammen, wer handelt, welche Frist gilt und wo sie steht.

Quelle: Gesetzestexte auf gesetze-im-internet.de, geprüft am 02.10.2026.

Normalerweise lädt die Verwaltung ein. Sie muss das mindestens einmal im Jahr tun (§ 24 Abs. 1 WEG). Für einen Wechsel müssen Sie nicht auf die nächste ordentliche Versammlung warten.

Verlangen mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer eine Versammlung, muss die Verwaltung sie einberufen. Das Verlangen braucht Textform sowie Zweck und Gründe (§ 24 Abs. 2 WEG). Eine E-Mail reicht für die Textform.

Fehlt eine Verwaltung oder weigert sie sich pflichtwidrig, können der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen (§ 24 Abs. 3 WEG).

Ohne Versammlung geht es nur im Umlaufverfahren. Dann müssen alle Eigentümer in Textform zustimmen (§ 23 Abs. 3 WEG). Bei einem umstrittenen Wechsel ist das selten realistisch.

Es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Enthaltungen und Abwesende zählen nicht mit.

Nach dem Gesetz hat jeder Wohnungseigentümer eine Stimme (§ 25 Abs. 2 WEG). Die Gemeinschaftsordnung kann etwas anderes regeln, etwa ein Stimmrecht nach Miteigentumsanteilen. Prüfen Sie Ihre Gemeinschaftsordnung vor der Versammlung.

Wer nicht kommen kann, erteilt eine Vollmacht. Sie muss in Textform vorliegen (§ 25 Abs. 3 WEG).

Legen Sie im Beschluss einen Termin fest, zum Beispiel den Ersten eines Monats. Wählen Sie ihn so, dass die neue Verwaltung startklar ist und die Übergabe Zeit hat.

Jeder Eigentümer kann Beschlüsse gerichtlich anfechten. Die Klage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben werden (§ 45 WEG). Eine saubere Einladung mit klaren Tagesordnungspunkten senkt dieses Risiko.

Über die Versammlung wird unverzüglich eine Niederschrift angefertigt (§ 24 Abs. 6 WEG). Sie dient der neuen Verwaltung auch als Nachweis ihrer Bestellung. Wo eine öffentlich beglaubigte Urkunde nötig ist, genügt die Niederschrift mit beglaubigten Unterschriften (§ 26 Abs. 4 WEG).

Die Vorarbeit liegt oft beim Verwaltungsbeirat. Er unterstützt und überwacht die Verwaltung und soll Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung prüfen (§ 29 Abs. 2 WEG). Beim Wechsel sammelt er Angebote, stellt allen Anbietern dieselben Fragen und bereitet die Versammlung vor.

Entscheiden darf er nicht. Die neue Verwaltung bestellt die Eigentümerversammlung (§ 26 Abs. 1 WEG). Gegenüber der Verwaltung vertritt der Beiratsvorsitzende die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG). Fehlt eine Verwaltung oder weigert sie sich pflichtwidrig, darf er zur Versammlung einladen (§ 24 Abs. 3 WEG).

Die Niederschrift der Versammlung unterschreibt neben dem Vorsitzenden und einem Eigentümer auch der Beiratsvorsitzende oder sein Vertreter (§ 24 Abs. 6 WEG). Ehrenamtliche Beiräte haften nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit (§ 29 Abs. 3 WEG).

Stellen Sie allen Anbietern dieselben Fragen. Nur so lassen sich die Antworten vergleichen. Die Fragen orientieren sich an gesetzlichen Pflichten einer WEG-Verwaltung. Sie können die Liste ausdrucken und im Gespräch abhaken. Streichen Sie, was Sie nicht brauchen.

Achten Sie auch darauf, wie konkret die Antworten sind. Nachweise werden auf Nachfrage vorgelegt. Auf die Frage nach der Jahresabrechnung kommt ein Monat, keine Floskel. Den Vertragsentwurf erhalten Sie vor der Versammlung, damit alle Eigentümer ihn lesen können.

Wie Sie die Vergütung einordnen, lesen Sie im Ratgeber Kosten einer WEG-Verwaltung.

Zertifiziert ist, wer vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) durch eine Prüfung die nötigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse nachgewiesen hat (§ 26a Abs. 1 WEG). Seit dem 01.12.2023 kann jeder Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6, § 48 Abs. 4 WEG). Der Übergangsschutz für Verwalter, die schon am 01.12.2020 im Amt waren, ist am 01.06.2024 ausgelaufen.

Es handelt sich um einen Anspruch, nicht um ein Verbot. Verlangt kein Eigentümer die Zertifizierung, kann die Gemeinschaft auch eine nicht zertifizierte Verwaltung bestellen. Ausgenommen vom Anspruch sind nur Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in denen ein Eigentümer Verwalter ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Zertifizierung verlangt. Mehr dazu unter Kleine Gemeinschaften.

Ohne Prüfung gleichgestellt sind nach § 7 ZertVerwV Personen mit Befähigung zum Richteramt, Immobilienkaufleute und Kaufleute in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft, Geprüfte Immobilienfachwirte und Personen mit einem Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt. Ein Unternehmen darf sich zertifiziert nennen, wenn die Beschäftigten, die unmittelbar mit der Verwaltung betraut sind, die Prüfung bestanden haben oder gleichgestellt sind (§ 8 ZertVerwV).

Quelle: gesetze-im-internet.de; IHK Darmstadt (Stand 24.07.2026).

Hinweis: Manche älteren Seiten nennen noch den 01.12.2022. Maßgeblich ist der heutige § 48 Abs. 4 WEG: „§ 19 Absatz 2 Nummer 6 ist ab dem 1. Dezember 2023 anwendbar.“

Nicht jeder Wechsel beginnt mit Ärger. Manchmal kündigt die Verwaltung oder gibt ihr Geschäft auf. Der Ablauf ist dann fast derselbe: Die Gemeinschaft bestellt per Beschluss eine neue Verwaltung.

Wichtig ist der Zeitpunkt. Ohne Verwaltung wird die Gemeinschaft durch alle Eigentümer gemeinsam vertreten (§ 9b Abs. 1 WEG). Das ist im Alltag schwerfällig. Beginnen Sie die Suche deshalb früh.