Verwaltervertrag kündigen und Unterlagen übergeben

Der Verwaltervertrag ist nach Fachliteratur ein Geschäftsbesorgungsvertrag (§ 675 BGB). Er regelt Leistungen, Vergütung und Laufzeit. Er ist vom Amt des Verwalters zu unterscheiden.

Für das Ende des Vertrags gibt es drei Wege:

• Ablauf der Laufzeit: Der Vertrag endet zum vereinbarten Datum. Er kann an die Dauer der Bestellung gekoppelt sein.
• Kündigung nach dem Vertrag: Der Vertrag kann eigene Kündigungsregeln enthalten. Lesen Sie diese Klauseln genau.
• Abberufung: Unabhängig von der Laufzeit endet der Vertrag spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Diese Grenze kann der Vertrag nicht verlängern (§ 26 Abs. 5 WEG).

Hinweis: Suchen Sie nach „Verwaltervertrag Kündigungsfrist“, finden Sie viele österreichische Seiten mit einer Drei-Monats-Frist. Sie betreffen das österreichische WEG. Für Gemeinschaften in Deutschland gilt das deutsche WEG.

Daneben ist eine Kündigung aus wichtigem Grund denkbar. Ob ein solcher Grund vorliegt, ist eine Frage des Einzelfalls. Lassen Sie das im Zweifel rechtlich prüfen.

Die Gemeinschaft wird gegenüber dem Verwalter vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats vertreten. Alternativ ermächtigt die Versammlung einen Eigentümer per Beschluss (§ 9b Abs. 2 WEG). Diese Person erklärt die Kündigung.

Verbinden Sie Abberufung und Kündigung in derselben Versammlung. Ein eigener Tagesordnungspunkt ermächtigt die handelnde Person ausdrücklich. Ein Beispiel steht im Ratgeber Verwalter abberufen.

Schicken Sie die Kündigung so, dass Sie den Zugang nachweisen können, zum Beispiel per Einwurf-Einschreiben. Legen Sie eine Kopie der Niederschrift bei.

Wer ein Geschäft für andere besorgt, muss herausgeben, was er dafür erhalten und daraus erlangt hat (§ 667 BGB). Außerdem schuldet er Auskunft und Rechenschaft (§ 666 BGB). Über § 675 BGB gilt das auch für die Verwaltung einer WEG.

Nach Fachliteratur muss die Verwaltung die Unterlagen nach dem Ende ihrer Bestellung sofort herausgeben. Gemeint sind Originale, Kopien reichen nicht. Ein Zurückbehaltungsrecht an Unterlagen, die für die weitere Verwaltung nötig sind, besteht danach nicht.

Unabhängig vom Wechsel kann jeder Eigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Das hilft, wenn Sie vor dem Wechsel prüfen wollen, was vorhanden ist.

Die Liste nennt typische Unterlagen. Sie ist nicht vollständig. Was es in Ihrer Gemeinschaft gibt, hängt vom Gebäude und von der Geschichte der Gemeinschaft ab.

Halten Sie die Übergabe in einem Protokoll fest. Darin steht, was übergeben wurde, was fehlt und bis wann es nachgereicht wird. Beide Seiten unterschreiben.

Das Geld der Gemeinschaft gehört der Gemeinschaft. Die neue Verwaltung braucht schnell Zugriff auf die Konten. Planen Sie dafür den Termin mit der Bank frühzeitig.

Prüfen Sie Daueraufträge, Lastschriften und Hausgeldeingänge. Eigentümer sollten erfahren, ob sich die Bankverbindung ändert.

Wer nach einem Wechsel die Jahresabrechnung für das laufende oder das vergangene Jahr erstellt, ist nicht in jedem Fall eindeutig. Regeln Sie das ausdrücklich im neuen Vertrag oder per Beschluss.

Eine Übergabe gelingt leichter, wenn sie vor dem Beschluss geplant ist. Diese Reihenfolge dient als Orientierung:

1. Bestand aufnehmenNehmen Sie vor der Versammlung Einsicht in die Unterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG). Notieren Sie, was vorhanden ist.
2. Termin festlegenDer Beschluss nennt den Tag, an dem die neue Verwaltung zuständig wird. Er ermächtigt eine Person, für die Gemeinschaft zu handeln.
3. MitteilenDie ermächtigte Person informiert die bisherige Verwaltung schriftlich und bittet um einen Übergabetermin.
4. ÜbergebenAlte und neue Verwaltung gleichen die Unterlagen mit der Checkliste ab. Ein Mitglied des Beirats ist dabei.
5. ProtokollierenBeide Seiten unterschreiben das Übergabeprotokoll. Fehlende Unterlagen stehen mit Frist darin.
6. NacharbeitenDie neue Verwaltung informiert Eigentümer, Dienstleister, Versicherungen und Bank über den Wechsel.

Setzen Sie der bisherigen Verwaltung schriftlich eine Frist. Nennen Sie die fehlenden Unterlagen einzeln. Bleibt die Herausgabe aus, ist rechtlicher Rat sinnvoll. Die Gemeinschaft kann ihren Anspruch notfalls gerichtlich durchsetzen.

Dieser Ratgeber ist allgemeine Information. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.